초등학교 졸업앨범 담당은 대부분 갑자기 맡게 된다. 전임자에게 인수인계를 받아도 막상 진행하려면 모르는 게 더 많다. 업체는 어떻게 정하는지, 견적은 어떤 기준으로 비교하는지, 사양서에는 뭘 넣어야 하는지. 처음이라면 이 글이 기준이 된다.
초등 졸업앨범 담당 처음이라면
공립 초등학교는 원칙적으로 나라장터를 통한 입찰이다. 하지만 졸업앨범 예산이 일정 금액 이하면 수의계약이 가능하다. 학교마다 기준이 다르니 행정실에 먼저 확인해야 한다.
입찰이든 수의계약이든 비교 견적은 필수다. 최소 3곳 이상에서 견적을 받아야 내부 결재가 수월하다. 견적서만 비교하면 안 된다. 같은 금액이라도 포함된 내용이 천차만별이다.
졸업앨범 예산은 보통 학교운영비나 학부모 부담금으로 편성된다. 학부모 부담일 경우 가정통신문을 통한 사전 동의가 필요하다. 예산 구조에 따라 진행 절차가 완전히 달라지니 이 부분부터 정리해야 한다.
사양서에 빠지면 안 되는 것들
사양서가 부실하면 나중에 분쟁이 생긴다. "앨범 제작 일체"라는 애매한 문구로는 아무것도 보장되지 않는다. 구체적으로 명시해야 할 항목이 있다.
앨범 규격과 페이지 수를 먼저 정한다. 8x10 인치가 일반적이고, 내지 40~60페이지가 보통이다. 하드커버인지 소프트커버인지, 코팅 종류는 무엇인지도 적어야 한다.
인원별 단가 구간을 반드시 나눈다. 졸업생이 100명일 때와 200명일 때 단가가 다르다. 인원 변동에 따른 단가 조정 기준이 사양서에 없으면 추후 갈등의 원인이 된다.
촬영 횟수와 일정도 명시한다. 단체 촬영, 개인 촬영, 행사 촬영을 각각 몇 회로 할 것인지. 납품 기한은 졸업식 며칠 전까지인지. 이 모든 것이 문서에 있어야 한다.
업체 선정 전 반드시 확인할 것
견적서와 사양서가 정리됐으면 이제 업체를 가려야 한다. 여기서 가장 중요한 건 포트폴리오다. 홈페이지에 올라온 사진만 보고 판단하면 안 된다.
실물 샘플을 요청하라. 화면과 인쇄물은 완전히 다르다. 색감, 종이 질감, 제본 상태는 직접 만져봐야 안다.
촬영을 누가 하는지도 확인해야 한다. 영업 담당과 실제 촬영자가 다른 경우가 많다. 계약 전에 촬영자를 직접 만나볼 수 있는지 물어보라. 아이들을 다루는 촬영은 기술만으로 되지 않는다.
후보 업체를 2~3곳으로 좁혔으면 납품 이력과 촬영자 포트폴리오를 요청한다. 견적서 숫자로는 가릴 수 없는 것들이 있다. 포트폴리오에 일관된 수준이 있는지가 업체를 가리는 기준이다.
초등학교 졸업앨범은 아이들이 6년을 함께한 기록이다. 포트폴리오가 그 기록의 밀도를 증명한다. 궁금한 게 있다면 전화 한 통이면 된다.
자주 묻는 질문
Q. 초등학교 졸업앨범은 입찰로만 발주되나요?
A. 공립 초등학교는 대부분 입찰 절차를 거칩니다. 사립 초등학교나 소규모 학교의 경우 수의계약으로 진행하는 경우도 있으니 학교 담당자에게 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
Q. 초등학교 졸업앨범과 유치원 졸업앨범은 제작 방식이 다른가요?
A. 네, 초등학교 앨범은 학급별 단체사진, 교사 사진, 학교 시설 사진 등이 포함되고 페이지 수가 많습니다. 유치원 앨범에 비해 규격화된 구성이 많고, 개별 페이지 비중은 상대적으로 적습니다.
Q. 초등학교 졸업앨범 제작 비용은 어떻게 되나요?
A. 앨범 사양과 원아 수에 따라 다릅니다. 전화(050-5510-7890)로 문의하시면 맞춤 견적을 안내해 드립니다.